Därför är det ett perfekt läge att effektivisera sitt arbete

Tyvärr har världen drabbats av ett virus som inte bara gör folk väldigt sjuka utan även lamslår många företag och industrier. Det är dystra tider som råder just nu men det finns även en del andra positiva effekter också.

Just nu står många av våra konkurrenter stilla inom IT-sektorn. Det gör att företag med långsam utvecklingstakt har ett guldläge att lägga tid och resurser på att effektivisera sin organisation och utvecklingsprocess. Detta för att få upp en snabbare takt när allt detta släpper så vi kan stå där än kraftigare mot våra konkurrenter än någonsin.

Det är många företag som börjat sin agila resa, vissa är i startgropen andra har kommit lite längre än så. Vissa är nästan helt och hållet igång. Men det finns mycket kvar. Agil-utveckling handlar om att korta ner mellanleden och där av behöva bli av med många överflödiga roller, titlar och kanske till och med överflödig personal. Låter hemskt men för varje ny innovativ teknik som kommer ut på marknaden så kan man få en effektivitetsökning på ca 40%. Det betyder att du behöver spendera mindre tid och får således en viss automatiseringseffekt. Likaså om man har bra koll på omvärlden så finns där massa innovativa idéer som även minskar behov av onödigt arbete.

Inom det agila manifestet och DevOps pratar man om oftast om dessa två principer:

” Continuous attention to technical excellence and good design enhances agility.

Simplicity--the art of maximizing the amount of work not done--is essential.”

Vi vill uppnå löpande aktiv närvaro inom tekniken i vår organisation, vi vill bli av med onödigt arbete som inte ger något direkt värde. Detta kan vara svårt om vi lider av en stor organisatoriskskuld i vår organisation. Vi har alla hört talas om teknisk skuld. Det är när man tar genvägar inom det tekniska och inte spenderar tid på att betala tillbaka denna skuld. Den bara ökar och utvecklingstakten minskar lika så kvalitén. Tittar vi på Conways Lag så säger den

”Varje organisation som utformar ett system (definieras bredare här än bara informationssystem) kommer oundvikligen att producera en design vars struktur är en kopia av organisationens kommunikationsstruktur.

Om ett system lider av stor tekniks skuld så kan det vara tecken på att organisationen blivit överflödig och omedvetet skapar denna tekniska skuld. Det kan vara allt från att ta ekonomiska beslut kring organisatorisk indelning så som även att fel person tar beslut om teknik som skall användas. Det man också märkt är att det kan gå från andra håller med. Så som ett system byggs så formas din organisation.

Säg att du olyckligt har utvecklare eller verksamhetspersonal av junior kapacitet och dessa levererar många buggar eller otydligheter. Säg att vi då lider av kunskapen av att testa vår egen kod. För att lösa detta problem (skuld som skapas) så inför man kanske fler testare. Då det är dyrt att ha massa testare i varje team så sätter man några tycken i ett eget team. Nu börjar vi även skapa en omedveten skuld i vår värdeström. Samtidigt som detta sker börjar vår organisation generera nya problem. Det löser man kanske genom att anställa fler projektledare som skall hantera team och testare m.m. Det som sker då är att den organisatoriska skulden ökar vilket även skapar en bieffekt mot ens system och arkitektur. Och än tydligare blir det om vi måste omstrukturera organisationen hela tiden. Problemet var inte bristen på vare sig projektledare eller testare utan att man hade för låg kunskap bland utförarna i produktionen. Det är där man skulle lösa problemet istället.

Inom High-Performance teams (högpresterande team) så pratar man om den magiska siffran om ca fem i varje team. Ovan på det en produktägare om det behövs. I övrig skall ett team vara helt självgående och gärna vara så nära sin kund som möjligt. Om man inte kan komma åt sina kunder för att de är för många då kan hypotesdriven utveckling stå en nära. Allt för att få snabb feedback om vi är på rätt väg. Där av krävs även en mogen leveranskedja, värdeström och moget arbetssätt så som DevOps kulturen.

En dålig värdeström med allt för många led och överlämningar som sänker kvalitén men även ökar ledtiderna.

Team skall vara fullstack tillsammans och organisationen skall helst ha DevOps som sin kultur. Om leveransen innebär UX och design då skall ux och design vara en del av teamet. Eller så skall kunskapen i teamet klara av viss ux och design. Ej vara en silo som i sin organisation agerar beställningsorgan.

Fullstack team och högpresterande team betyder lite kort att du inte skall behöva vänta på andra och när hela kunskapen finns i det sittande teamet så får du också maximal hastighet. Här behövs då en mogen värdeström med en jämn hastighet från idé till nöjd kund utan att internt behöva göra beställningar till olika silos som skapar kö och onödiga väntetider.

En snabb värdeström med små och mogna produktionsteam

Detta kan vara svårt. Speciellt om en organisation har byggds upp efter ett tekniskt skuldberg. Vilket det oftast har. Vare sig vi vill eller inte.

Pga covid-19 har folk tyvärr blivit tvingade att banta ner sin personalstyrka mot sin vilja. De har fått skära ner. Det är aldrig roligt och att mista kollegor är inte kul. Dock kan det vara av en positiv fördel om det är rätt personer som man tvingas skära ner på bl a. tjänstefolket som idag oftast tyvärr står i vägen för snabbrörliga team och produktion. Det finns nämligen ett överflöd av mellanlager som idag inte behövs.

Volvo Cars säger följande till GP när de presenterar sin påtvingade nedskärning av bl a tjänstemän.

” – Det handlar om ett kompetensskifte som vi nu måste göra snabbare än vi tänkt, tack vare krisen. Vi hade tänkt göra det här genom frivilliga verktyg, som avgångsvederlag och så vidare.”

” – Det gäller att ha rätt konkurrenskraftiga produkter som kunder efterfrågar, det är basen för tillväxt. Därför drar vi inte ned på produktionssidan, där vill vi behålla kapacitet”

Vi har alltså ett perfekt läge att effektivisera vårt arbete just nu. När man ändå måste skära ner så är det perfekt läge att skära ner där överflödet finns. Det är nu vi skall ta en stor titt på vår verkliga värdeström, titta genom hur vill vi jobba? Vilket då tydligt kan visa vilka system eller funktioner som inte längre behövs i vår organisation eller IT-system. Vid en kris ger en sådan värdeström en tydligare bild än den kanske gjorde innan.

Då covid-19 inte bara påverkar nedskärning så kommer covid-19 indirekt även sätta företag i lägen att tvingas skapa förändring. Det är här det hela blir mer intressant. För när vi är tvingade att utföra en förändring så är oftast personalen även med på tråden. Vi kan under kris vara snabbare på att anpassa oss till nya mönster än när vi inte lider av någon direkt kris. Därför har företag idag ett perfekt läge att satsa mer på förbättringar och bygga upp den organisation som system idag kräver för att kunna hantera inte bara DevOps, utan även en snabbare värdeström med högpresterande team för högre kundnöjdhet. Det gäller då att skära ner på rätt ställen och se över vilka nedskärningar man vill göra, måste göra och vad man skall satsa på. Att sats på förändring, skapa en mer effektiv organisation och kanske införa DevOps och ett kraftigt agilt arbetssätt med högpresterande team är troligen smartaste vägen att gå idag. Dra inte ner på innovationerna, utan tvärt om. För när allt är över så kommer vi ha en konkurrenskraft ingen andra inte lyckats få på grund av fel prioritering.

Johan Normén - unSquared AB Transform business with DevOps